因为曾经协助京九办事处陈庄社区参与天筑逸景小区业主委员会换届工作,一些朋友向我咨询成立业主委员会的流程和方法。
结合本人的经验,个人认为,成立首届业主委员会的过程很漫长,人员集中很困难,如果开发商和物业公示不支持的话,很难成立。但从另外角度而言,如果没有正确的“初心”和正确“步骤”,往往事与愿违。
鸡生蛋,蛋生鸡?
任何脱离现实的道理都没有道理
有的人认为,成立了业主委员会,就把物业公司换掉,其实这个目的是不完全正确的。如果成立业主委员会的出发点是换掉物业公司,起码社区居委会和政府应该不会支持,因为换掉一个物业公司比成立业主委员会还麻烦,给社区的管理工作带来更多的不利因素。
业主委员会代表全体业主的权益,应当监督并协助物业公司更好地服务广大业主,在物业公司和业主之间起到桥梁和纽带作用,配合社区做好小区日常管理,为民服务,文明创建等工作。目前来看,成立了业主委员会的小区,小区各方面的建设相对较好一些,比如天筑逸景小区、万霖花苑小区等。没有成立业主委员会的小区,有的在社区托管下,建设水平也不错;没有社区托管的小区,业主和物业公司矛盾较多,物业公司服务质量低,业主拒绝缴纳物业费,由此可能形成死循环,导致产生越来越多的问题。
10月“怀胎”,一朝“分娩”
合法合规贯穿始终
天筑逸景小区换届始于2017年上半年,整个流程走下来,到召开业主代表大会选举,而后向住房保障局备案,刻制印章,直到2018年4月份才完成所有程序,整整10个月的时间。
这期间,开发区建设发展局魏巍科长,陈庄社区居委会委员陈亚军同志,市物业协会秘书长边龙先生,小区的热心业主,还有小区的律师嵇德武,提供了大量的帮助,保障了业主委员会按照法定流程成立,确保了《业主管理规约》和《业主大会议事规则》以及各项管理制度的合法合规。
成立业主委员会,要牺牲热心业主尤其是筹备组成员的很多时间,得付出极大精力。但是既然选择了成立业主委员会,就要坚定不移走下去,哪怕是遇到了阻力和压力,甚至是有的不明白业主的不支持和反对,都不能泄气、不能气馁,一如既往走下去,一旦成立了,对小区的建设,小区水平的提升,都有很大帮助,也更能提高物业服务管理水平,密切业主和物业公司的关系。在社会管理,文明创建上,小区业主委员会可以充分发挥党和政府的助手作用,更好地保障和维护全体业主权益。
四大流程 千字真经
最重要的是需要一颗“红心”
下面,结合本人经验,把成立业主委员会的流程整理如下,希望对有意愿成立业主委员会的朋友,能提供一些帮助。
一、成立筹备组
需要做的工作有以下几项:
一是在小区联合部分业主(15名以上),向办事处、社区提出成立业主大会申请(在小区明显位置和业主群公示申请书,拍照存档)。
二是如果开发商和物业公司支持成立业主委员会的话,应该由开发商和物业公司向办事处、社区提出提出成立业主大会申请。
三是街道办事处和社区接到了书面申请之后,应在45日内组建业主大会会议筹备组。
四是筹备组成员一般由业主代表、建设单位代表、街道办事处或社区代表组成,业主代表所占比例不少于筹备组总人数的二分之一。筹备组成立后,可以向乡镇(办事处)申请出证明,刻筹备组公章。
五是筹备经费由开发商承担,如果小区已经验收过了,可能开发商不会承担。如果还没有完全验收,业主申请之后,住房保障局应当强制要求开发商把筹备经费拿出来,一般是1万到10万之间。经费主要用于开会、宣传、印刷和保障筹备人员的误餐、交通、通信补助等。(如果筹备组成员是公职人员,还应当向单位报告,申报个人兼职筹备组成员的事项)
二、筹备组主要工作
以下工作开始时,要同时制定《业主管理规约》和《业主大会议事规则》以及各项管理制度(包括财务、印章等管理制度)。这些规章制度有很多模板,需要针对小区现状,结合小区实际,做好修改,请小区的律师帮助把关。
1.发布授权业主代表(楼长)的公告,公告贴在每个单元门上,不少于一个星期(公示拍照存档)。这个公告应该盖筹备组、物业公司和社区居委会印章,更有法律效力,同时跟物业公司讲清楚,七天之内保洁不能撕掉。
2.业主代表签订授权委托书,这是一个很漫长的过程,需要每栋楼的热心业主主动担任业主代表,代表数量原则上多层房每栋楼1名,高层房每单元1名。需要热心的业主代表逐家逐户找业主签字授权,必须达到本栋楼全体业主数量的50%以上才算合法。对于空置房,可以打电话请他们授权,业主代表代签,但是要保留业主同意授权的证据。可以成立一个楼栋业主微信群,也就是小群。
3.呼吁广大热心业主报名参选业主委员会委员,这个可以和第2步一并进行,需要群主和广大业主在群里呼吁,在小区张贴条幅宣传等。需要注意的是,报名参选业主委员会委员的业主不能拖欠物业费,不能在小区有违章行为。
4.业主代表产生后,业主委员会拟参选业主报名后,需要审核业主委员会报名人选资格(业主身份证和房产证复印件提交筹备组,由筹备组和物业公司联合审查)。
5.发布业主委员会候选人名单及业主代表名单(公示拍照存档),最好是在小区醒目的位置,每个大门内侧公示,不少于七天,公告为联合公告,需要盖社区居委会的公章,也要存档。
6.召开业主代表大会,审核讨论,表决通过管理规约、议事规则,选举业主委员会委员。
7.发布首届业主大会暨业主委员会成立公告(盖筹备组、社区公章,公示拍照存档),公示不少于7天,公告应该贴到每个单元门。
三、业主委员会分工
1.选举出委员后,召开业主委员会一届一次会议(这个会议可以和筹备组主要工作的第六步一并进行),推选主任、副主任、执行秘书等人选,讨论分工。(办事处、社区、住房保障局人员参加,拍照存档)也有可能住房保障局和办事处委托社区参加就行了。
2.这个会议召开后也就代表业主委员会合法成立了,然后把成立业主委员会第一步到最后一步的所有资料,报住房保障局存档,填写好《业主委员会备案登记表》。
一般情况下,住房保障局会委托乡镇(办事处)自然资源部门存档。请示住房保障局,出证明,刻业主委员会公章(《业主委员会备案登记表》在社区居委会、办事处和住房保障局盖章后,也可以作为刻章证明)。同时把《业主管理规约》和《业主大会议事规则》以及各项管理制度(包括财务、印章等管理制度)报给住房保障局。
四、有关重点工作
筹备组工作的第1步第3步工作,最好是15—30天内完成1.发布授权业主代表(楼长)公告,选择人员将公告张贴在单元门合适位置,同步在微信群公示。可以安排物业人员张贴,就不会被撕掉,每贴一个单元门,最好给要给物业公司张贴公告的人员发适当补助。
2.要介绍签订授权委托书的意义,一是必须符合法规,《安徽省物业管理条例》有具体规定;
二是让所有业主明白——“其就选举及业主管理规约、业主大会议事规则修订及日后就小区其他公共事务所做的表决,授权人在本授权委托书签字即表示予以认可”;
三是进一步确保业主代表身份合法化、表决合法化;
四是可以保障全体业主的合法权益。
3、《业主管理规约》和《业主大会议事规则》以及各项管理制度(包括财务、印章等管理制度),天筑逸景小区《业主管理规约》和《业主大会议事规则》可以作为参考,需要使用小区的热心有一定文字工作基础的业主进行修订,能有当律师的业主参与修订更好。
小区是有“灵魂”的
业主素质决定了小区素质
之所以社区委托我协助天筑逸景小区换届,一是2017年本人从部队退役,待分配期间,有半年时间比较充足,可以投入精力协助换届。
二是物业公司员工维修高层楼房二次供水增压泵时,受伤,三伏天气,员工汗流浃背,手部缝了三针,本人在业主微信群倡议广大业主捐款慰问物业公司员工,没想到业主非常体谅物业公司员工,一共捐款800多元,给物业公司购买了西瓜、矿泉水和啤酒等。业主捐钱慰问物业公司的事情,还被颍州晚报报道。
三是天筑逸景小区有良好的群众基础,业主素质较高,都有较强的奉献精神。
2018年初两场大雪期间,广大业主积极响应号召,参与铲冰除雪,一直忙到午夜,小区道路,楼栋前后,基本被清理干净,天筑逸景小区内基本上没有受到雨雪冰冻的影响,体现了关键时刻,广大业主的主人翁精神,和物业公司和谐相处,守望相助的好风尚,天筑逸景小区业主积极参与抗击雨雪冰冻灾害的事情被阜阳电视台报道。
业主委员会成立后,本人没有在业主委员会内担任任何职务,业主委员会聘请本人担任名誉顾问,聘请嵇德武律师担任法律顾问,都是免费义务不领取报酬的。